Lookeen: E-Mail-Suche in Outlook leicht gemacht

Lookeen ist mehr als nur ein Suchtool für Outlook. Lookeen wird ihren Arbeitsalltag grundlegend verändern. Jeden Tag erhalten und schreiben Sie unzählige E-Mails – viel Zeit geht beim Sortieren Ihrer Inbox oder beim Suchen nach wichtigen Informationen in Ihren Archiven oder auf dem Exchange Server verloren. Lookeen ist ein Add-In für Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010, mit dem Sie der täglichen Email-Flut gelassen gegenüber stehen.

Produktbeschreibung des Herstellers

Lookeen ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook. Suchen Sie mit der Lookeen-Suchleiste in Outlook schnell und einfach in Ihren gesamten Outlook-Daten! Finden Sie jede Mail im Handumdrehen.

• Findet jede Mail unschlagbar schnell - auch in den größten Archiven
• Nutzen Sie zahlreiche innovative Features, um noch schneller an Ihre Daten zu gelangen
• E-Mails, Anhänge, Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte auf einen Blick
• Externe PST-Files oder Archive durchsuchen
• Integrierte Desktop-Suche
• Zentrale Indizierung für Unternehmen

Lookeen ist ein Add-On für Microsoft Outlook, das sämtliche Outlook-Ordner wie auch Verzeichnisse auf Festplatten und Servern auf Dateien nach individuellen Suchbegriffen durchsucht. Zur Zielgruppe gehören neben Privat- und Geschäftsanwendern auch Unternehmen, die mit anpassbarer Rechtevergabe die Suchprozesse ihrer Mitarbeiter optimieren möchten. Dem Nutzer bietet Lookeen nach Installation zahlreiche Funktionen, die Suchanfragen zu personalisieren, zu optimieren und zu präzisieren. Da Lookeen auf Wunsch auch frei wählbare Verzeichnisse auf Festplatten und Servern nach Datensätzen durchsucht, kann es zusätzliche Programme für die Desktop-Suche wie beispielsweise Google Desktop Search oder Microsoft Desktop Search ersetzen. Lookeen kann jedoch auch parallel zu einer bereits vorhandenen Desktop-Search-Lösung genutzt werden.

Lookeen scannt nicht nur Überschriften, Betreffs oder Dateinamen, sondern den kompletten Inhalt aller Dateien in den Suchordnern.
Die Suche selbst nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch: Der Nutzer gibt seinen Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld der Lookeen-Taskleiste ein. Das Programm scannt die E-Mail-Postfächer sowie ggf. definierte Suchordner auf Datenträgern und Dateien, die den entsprechenden Suchbegriff enthalten. Die Vorschau zeigt alle gefundenen E-Mails und Dateien an. Sobald der Nutzer mit der Maus auf eine Datei fährt, zeigt Lookeen automatisch deren Inhalt an, ohne die Datei dafür extra öffnen zu müssen. Dadurch entfällt auch das Starten weiterer Programme. Mittels Highlighting hebt Lookeen in der Vorschau die betreffenden Suchbegriffe in den Dateien farblich hervor. Nach wenigen Sekunden ist die Suche abgeschlossen.

Am Ende eines Suchvorgangs zeigt Lookeen sämtliche E-Mails, inklusive der Anhänge ebenso an wie sämtliche Dateien in zuvor definierten Verzeichnissen. Auf einen Blick ist beispielweise die gesamte E-Mail-Kommunikation zu einem Schlagwort ersichtlich, inklusive sämtlicher Anhänge – und zwar unabhängig von Adressaten. Lookeen zeigt sämtliche Dateien an: Neben Word-Dokumenten, Bildern, Videos und Sounddateien auch Tabellen, Präsentationen, aber auch PST-Files von Microsoft Outlook. Zusätzlich sucht Lookeen auch nach Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen und ordnet sie im Ergebnisfenster den gefundenen Daten zu. So werden ganze Projekte transparent und nachvollziehbar.

Der Nutzer kann für jede Suche neue Suchordner auf Datenträgern und Servern angeben und damit die Suchen ausweiten oder eingrenzen. Lookeen sucht so lange automatisch gemäß der zuletzt definierten Suchordner, bis der Nutzer diese ändert. Lookeen Analytics zeigt beispielsweise per Balkendiagramm an, zu welchen Daten die Suchbegriffe am meisten verwendet wurden – auf diese Weise lassen sich um Nachhinein Trends ermitteln und Auswertungen erstellen, welches Thema zu welchem Zeitpunkt das am meisten genutzte war. In Unternehmen können Systemadministratoren Lookeen als Server-Edition auch auf den Unternehmens-Servern installieren und für mehrere Nutzer einrichten. Jedem Nutzer können individuelle Zugriffsrechte zugewiesen werden, so dass z.B. bestimmte Suchordner oder Laufwerke nur für bestimmte Mitarbeiter indizierbar sind. Lookeen unterstützt den Einsatz eigener GPOs und bietet darüber hinaus spezielle ADM-Files für individuelle Konfiguration und Rechtevergabe.

Lookeen installiert sich automatisch in weniger als einer Minute. Die Installation fügt dem vorhandenen Microsoft Outlook eine spezielle Lookeen-Taskleiste hinzu, die neben dem Eingabefeld für den Suchbegriff auch Buttons für weitere Funktionen enthält. Lediglich ein Neustart von Microsoft Outlook ist erforderlich, um das Programm in Betrieb zu nehmen. Nachdem man der Lookeen-Suche die Suchordner zugeordnet hat, indiziert der Lookeen diese und ist für Suchanfragen bereit. Regelmäßige Updates halten Lookeen auf neuestem Stand. Lookeen ist erhältlich ab Microsoft Outlook 2003, jetzt auch für Outlook 2010. Unterstützt werden alle gängigen Microsoft Windows Betriebssysteme. 2010 wurde Lookeen von der US-amerikanischen Webseite www.about.com mit dem Reader’s Choice Award zum „Best Outlook Add- In“ ausgezeichnet.

Die Lookeen Toolbar integriert sich nahtlos in Ihr Outlook - arbeiten Sie einfach weiter wie gewohnt. Geben Sie einfach ein Suchwort ein und drücken Sie ENTER. Lookeen startet dann die Suchabfrage über Ihre kompletten Outlook-Daten.
Das Lookeen Suchergebnisfenster liefert Ihnen blitzschnell Ihre Suchtreffer. Übersichtlich und klar strukturiert. In der gewohnten Outlook-Vorschau werden Ihnen Ihre gefundenen Suchwörter farblich markiert. Die einzelnen Tabs gliedern die Suchergebnisse in Typen auf. Mit den erweiterten Suchfeldern, wie „Datum“ oder „Ordner“, schränken Sie das Suchergebnis weiter ein.
Klicken Sie nach der Sucheingabe auf den Button „Lookeen Analytics“. Auf Ihre Suchanfrage bezogen wird nun Ihr Postfach analysiert. In welchem Monat wurden die meisten Rechnungen versendet? Wer ist mein bester Kunde? Um sich den tatsächlichem Mailverkehr an diesem Tag oder Monat anzeigen zu lassen, klicken Sie einfach doppelt auf eine gewünschte Zeile.
Praktisch: Auch in Ihrem Windows Benachrichtigungsfeld (System Tray) ist Lookeen integriert. Per Schnellzugriff können Sie somit eine Suche starten, Indizierungen anstoßen oder in die Lookeen Optionen gelangen.
Möchten Sie Ihre Suche weiter eingrenzen? Die gefundene Email gleich bearbeiten ohne zu Outlook zurückzukehren? Dann klicken Sie mit einem Rechtsklick auf ein Suchergebnis – das Lookeen Kontextmenu liefert dann alle benötigten Funktionen.
Die Lookeen Optionen sind sehr einfach zu bedienen. Mit nur drei Klicks haben Sie z.B. eine neue Indizierungsquelle hinzugefügt. Sie können die Indizierungszeitpunkte festlegen, weitere Dateiformate zur Indizierung hinzufügen oder eine neue externe Indexquellen einbinden.

Die Suche auf Exchange-Servern im Uncached-Modus
Lookeen kann, was Microsoft Outlook beispielsweise gar nicht kann: Lookeen sucht  auf Exchange-Servern im Uncached-Modus nach E-Mails. Das ist wichtig für Unternehmen, insbesondere für Public Folder. Outlook  durchsucht Exchange-Server ausschließlich im Cached-Modus. Hierzu müssen sämtliche E-Mails zunächst vom Exchange-Server auf den einzelnen PC geladen werden, bevor die Suche überhaupt beginnen kann.

Die Schnelligkeit
Eine Suche im Uncached-Modus spart hier erhebliche Zeit, denn Lookeen durchkämmt das E-Mail-Postfach an Ort und Stelle direkt dort, wo sie sich befinden: auf dem Exchange-Server. Die Zeit, die im Cached-Modus für das Herunterladen der Daten nötig wäre, entfällt hier – der Nutzer kommt weitaus schneller an seine gesuchten Dateien. Dies wird deutlich bei großen Datenmenge ab 20.000 Emails. Denn gerade in großen Unternehmen hat man es oft mit erheblichen Mengen an E-Mails zu tun. Diese erst auf den PC zu übertragen, um durchsucht zu werden, kann wertvolle Zeit kosten. Zusätzlich führt eine solch aufwendige Operation zu maßgeblicher Server-Auslastung. Suchen in einem Unternehmen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, könnte dies das ganze System verlangsamen.

Der Shared Index
Das Shared Index Feature, d.h. gemeinsam genutzte Outlookdaten im Unternehmen können zentral indiziert werden, sorgt für extreme Entlastung der Server-Resourcen und Zugriffszeiten sowie der eigenen Indizierungsaufgaben. Das System bleibt schlanker, auch wenn mehrere Nutzer gleichzeitig auf dem Exchange-Server suchen.

Die schonende Indizierung
Anpassbare Indizierungsaktivität, Erkennung von „langsamen“ Netzwerken oder Netzwerkverbindungen.

Die Aktualität der Daten
Die Aktualität der Suchergebnisse ist gesichert, denn Lookeen findet wirklich alle Daten, auch die aktuellsten. Eine Suche im Cached-Modus hingegen durchsucht lediglich die Daten, die sich auf dem Computer befinden. Neuere Daten, die sich zwar auf dem Exchange-Server befinden, aber noch nicht indiziert und auf dem Computer gespeichert sind, werden überhaupt nicht gefunden.

Die Desktop-Suche
Erwähnenswert ist auch die Nutzung einer Desktop-Suche. Lookeen kann Outlook in ein mächtiges, effektives Instrument zur Desktop-Suche verwandeln, das die Windows Desktop Suche nicht nur ersetzen kann, sondern ihr in entscheidenden Punkten überlegen ist.

Die Suche auf Terminal-Servern und Citrix-Systemen
Die Windows Desktop Search kapituliert vor der Suche auf Terminal-Servern und Citrix-Systemen. Mit Lookeen ist es jedoch kein Problem, Citrix-Systeme zuverlässig zu durchforsten.

Die Datensicherheit
Wirkliche Sicherheit bietet Lookeen, das die Indexdatei nicht auf andere Server überträgt, sondern auf dem eigenen Computer belässt. Also eine absolute Sicherheit für die eigenen Daten, da es keine Verbindung nach außen gibt. Auch Google-Desktop muss sich Lookeen geschlagen geben, vor allem hinsichtlich der Sicherheit: Google Desktop nämlich speichert ungefragt die Indexdatei der Suche auf einem hauseigenen Server – was Datenschützer als unsicher bemängeln.

Die Gruppenrichtlinien
Über 50 GPOs sorgen dafür, dass der Administrator Lookeen vollkommen kontrollieren kann: Wo liegen die Settings, welche Indexe sollen verwendet werden usw...

Lookeen Analytics
Wie viel E-Mail-Kontakte hatte ich mit wem zu welchem Thema in einem bestimmten Zeitraum? Wie viele Mails waren nötig, um mit einer bestimmten Person einen spezifischen Sachverhalt zu klären? Das Lookeen Analyse-Tools hilft bei der Optimierung und bieten Nachvollziehbarkeit. Der Outlook-Nutzer kann „sein“ Outlook maßgeblich um die Funktionalitäten eines waschechten Analyse-Programms erweitern, um innerhalb weniger Augenblicke seine E-Mail-Kommunikation transparent zu machen.

Summarizing
Gefundene E-Mails können selektiert und mit einem Knopfdruck in einer Übersichtsmail zusammengefasst werden.

Korrespondenz
Auf Knopfdruck lässt sich die komplette Korrespondenz zwischen dem Nutzer und anderen Personen anzeigen.

	Lookeen
URL:	http://www.lookeen.net
Hersteller:	Axonic Informationssysteme GmbH
Positiv:	Lookeen ist durchaus sinnvoll, denn es erweitert und verfeinert Outlook beträchtlich – obwohl sich die Funktionalitäten des neuen Microsoft Office 2010 schon erheblich verbessert haben. Microsoft Outlook kann man als Basis-Modul verstehen, das durch Lookeen erheblich optimiert wird und gleich mehrere Zusatzprogramme überflüssig macht. In Unternehmensbereichen mit großem Datenvolumen, Gruppenrichtlinien, Exchange-Server oder sogar Terminalservern/Citrix ist Lookeen unverzichtbar!
Negativ:	-
Wertung:

 

Hinweis: Die aufgeführten Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum des jeweiligen Herstellers. Die Erwähnung dient lediglich der Produktbeschreibung. Die Texte und Bilder wurden uns mit freundlicher Genehmigung der Fa. Axonic Informationssysteme GmbH zur Verfügung gestellt.