Netzwerktotal.de - Microsoft Office im Netzwerk (Teil II)

Mit dem Custom Installation Wizard (CIW) aus dem Office Resource Kit kann die spätere Office-Installation im Vorfeld angepasst werden. Der Assistent CIW erzeugt eine MST-Transformationsdatei, die später beim Start der Office-Installation als Parameter übergeben werden kann. Der Custom Installation Wizard kann sowohl auf eine Administrationsinstallation (siehe Kapitel 12.1.2) als auch auf eine Installation als komprimiertes CD-Abbild von Office 2003 (siehe Kapitel 12.1.4) angewendet werden.

Starten Sie aus den Microsoft Office 2003 Resource Kit Tools den Custom Installation Wizard. Sie finden diesen Assistenten über Start – Programme – Microsoft Office Tools – Microsoft Office 2003 Resource Kit. Im CIW-Assistent arbeiten Sie nacheinander 23 Schritte ab. Im Schritt 2 geben Sie als zu öffnende MSI-Datei die Datei \\s1\install\Office2003\pro11.msi an.

Im Schritt 3 wählen Sie Create a new MST-File und geben im Schritt 4 als neu zu erstellende Transformationsdatei \\s1\install\Office2003\Standard.MST an. Der Dateiname Standard.MST soll in unserer Beispielkonfiguration nicht für die Version Office 2003 Standard stehen, sondern für einen Office-Standardarbeitsplatz.

Im Schritt 5 geben Sie im Feld Organization Name den Namen der Organisation an (z.B. Company). Klicken Sie auf die Schaltfläche Help und lesen Sie die Anmerkungen zu diesem Feld. Den standardmäßigen Installationspfad belassen Sie auf <programFiles>\Microsoft Office.

In Schritt 7 (Fenster Remove Previous Version) übernehmen Sie die Vorauswahl Default Setup behavior. Diese Voreinstellung deinstalliert eine eventuell vorhandene Office-Installation, bevor die neue Installation beginnt.

Im folgenden Schritt Set Feature Installation States können Sie die zu installierenden Komponenten auswählen.

Wichtig ist, dass keine Komponenten vom Server gestartet oder später beim ersten Aufruf nachinstalliert werden, sondern auf der Workstation installiert werden. In einem komplexen Netzwerk mit mehreren Standorten könnte es zu Problemen führen, wenn ein Client versucht, über eine langsame WAN-Verbindung auf einen Server eines anderen Standortes eine Komponente nachzuinstallieren oder gar von diesem Server auszuführen.

Da die Festplatten in Computern heute so dimensioniert sind, dass der Speicherplatz in der Regel kein Problem mehr darstellt, wählen Sie besser zu viele Komponenten aus, als später feststellen zu müssen, dass eine abgewählte Komponente doch benötigt wird und aufwendig auf hunderten von Computern nachinstalliert werden muss.

Seien Sie also nicht zu restriktiv! Wählen Sie keine Komponente ab, wenn Sie sich nicht sicher sind, dass diese Komponente später bei der Erweiterung des Netzwerks (z.B. durch die Einführung weiterer Microsoft Produkte wie Microsoft Sharepoint Server oder die Integration der Telefonanlage in den Exchange Server) doch benötigt werden.

Im Zweifelsfall wählen Sie alle Komponenten aus, indem Sie Alles vom Arbeitsplatz starten als Option wählen. Markieren Sie Disable Run from Network sowie Disable Installed on First Use und klicken Sie dann auf Apply To Branch, und lesen Sie die Bedeutung dieser Parameter nach, indem Sie die Schaltfläche Help anwählen.

Als Sie eine administrative Installation von Office 2003 Professional im Verzeichnis \\s1\install\office2003 durchführten, wurden Sie bereits zur Eingabe des Produkt-Keys aufgefordert. Im Schritt 8 können Sie deshalb die Voreinstellung Do not configure local installation source übernehmen. Wenn Sie jedoch die Methode eines komprimierten CD-Abbildes von Office 2003 anwenden, wählen Sie an dieser Stelle Configure local Installation source und tragen einen gültigen Lizenzschlüssel ein.

Im Schritt 9 werden wir in einem späteren Durchlauf des Custom Installation Wizard im Feld Get values from an existing settings profile eine OPS-Datei angeben, die wir mit dem Office Resource Kit Profile Wizard noch erzeugen werden. Übernehmen Sie jedoch zu diesem Zeitpunkt die Einstellung Do not customize; use Microsoft default values.

Im Schritt 10 Change Office User Settings können Sie viele Voreinstellungen für Office-Komponenten vornehmen.

Leider sind die Optionen nicht erklärt. Hier hilft nur eins: Installieren Sie Office 2003 mit allen Komponenten auf einem separaten Computer und starten Sie dort die einzelnen Komponenten. Wählen Sie für jede Anwendung Extras • Optionen und sehen Sie sich die Hilfetexte zu den einzelnen Optionen direkt unter einem installierten Office 2003 an.

Bei allen Einstellungen, die Sie in diesem Fenster vornehmen, handelt es sich um Voreinstellungen, die der Anwender später jedoch ändern kann. In einem nachfolgenden Kapitel werden die Office 2003-Gruppenrichtlinien besprochen. Über die Konfiguration von Gruppenrichtlinien können Sie so gut wie alle Einstellungen, die Sie im Schritt 10 des Custom Installation Wizards vornehmen, erneut definieren, jedoch mit dem Unterschied, dass die über Gruppenrichtlinien definierten Optionen vom Anwender nicht geändert werden können. Sie können z.B. das Standard-Verzeichnis zum Speichern von Worddokumenten über den Custom Installation Wizard oder über eine Gruppenrichtlinie vorgeben.

Ein Beispiel dazu: Wenn 95 Prozent der Anwender ihre Worddokumente vorwiegend im Gruppenverzeichnis des Servers speichern, wäre es vielleicht sinnvoll, das Standardablageverzeichnis für Worddokumente über den Custom Installation Wizard vorzugeben. Diejenigen wenigen Anwender, die z.B. das persönliche Verzeichnis Eigene Dateien als Speicherort für ihre Worddokumente bevorzugen, können diese Voreinstellung dann einmalig über Extras – Optionen – Speicherort für Dateien anpassen. Nehmen Sie dieselbe Voreinstellung aber über die entsprechende Office-Gruppenrichtlinie vor, so können diese Anwender die Voreinstellung nicht mehr ändern und müssen jedes Mal das Verzeichnis wechseln, wenn sie in Word den Befehl Speichern unter anwählen.

Nachfolgend finden Sie Vorschläge für einige Einstellungen im Schritt 10. Die endgültigen Entscheidungen, welche Einstellungen schon hier im Custom Installation Wizard und welche Einstellungen später über Gruppenrichtlinien vorgenommen werden, werden Sie jedoch erst treffen können, wenn das Thema Office 2003-Gruppenrichtlinien abgehandelt ist.

Unter Preferences • e-mail options • Advanced e-mail options- when sending a message sollten Sie einstellen, dass neben dem Semikolon auch das Komma als Trennzeichen zugelassen wird.

Diese Einstellung bewirkt, dass der Anwender später bei der Erstellung einer neuen Nachricht im Feld An zwei Empfänger-Kennungen wie »schlueter, rath« durch ein Komma getrennt eingeben kann und Outlook bei der Namensauflösung diesen Eintrag dann als zwei Empfänger interpretiert, und nicht als »Nachname, Vorname«.

In einem Büro mit mehreren Mitarbeitern ist es bestimmt unangebracht, wenn bei der Ankunft einer neuen Nachricht der Lautsprecher aktiv wird. Deaktivieren Sie deshalb unter When new items arrive die Option Play a sound.

Unter Calendar Options sollten Sie die Working hours konfigurieren, indem Sie die Arbeitszeiten Ihres Unternehmens eintragen. Sicherlich ist es auch sinnvoll, wenn unter Calender week numbers die Anzeige der Wochennummern aktiviert wird.

Die Option Allow attendees to propose new times for meetings you organize betrifft Outlook-Besprechungsanfragen. Sie ist identisch mit der Option Teilnehmer dürfen andere Besprechungszeiten vorschlagen und sollte aktiviert werden.

Aktivieren Sie unter contact options die Option Check for duplicate contacts. In den Optionen von Outlook wird dadurch bei einem neuen Anwender in den Kontaktoptionen die Option Nach Duplikaten überprüfen aktiviert.

Die Journaloptionen sollten als Voreinstellung für einen neuen Anwender nicht konfiguriert bleiben. Die Journalfunktion wird von den wenigsten Anwendern aktiv genutzt. Sie ist aber ressourcenintensiv.

Unter Mail Format • Message Format können Sie darüber nachdenken, die Voreinstellung Use Microsoft Word to read rich text e-mail messages zu deaktivieren.

In früheren Office-Versionen waren die Editierfunktionen von Outlook sehr beschränkt, sodass es sinnvoll war, als Editor für Nachrichten jedes Mal Word zu starten. Inzwischen ist jedoch der in Outlook integrierte Nachrichteneditor mächtig genug, um auch »Rich Text Messages« zu schreiben und erhaltene Nachrichten fehlerfrei und sauber formatiert darzustellen, ohne dass Word hinzu geladen werden muss.

Da alle gängigen E-Mail-Produkte inzwischen keine Probleme mehr haben, mit dem erweiterten Zeichensatz umzugehen, können Sie außerdem unter Mail Format • Internet Formatting die Option Outlook Rich Text options von Convert to plain text format umstellen in Send using Outlook Rich Text format.

In den Security-Seetings können Sie über den Menüpunkt Allow access to e-mail attachments einstellen, welche Dateianhänge in Outlook zugelassen sind.

Auf der Buch-DVD finden Sie Tools als auch eine selbsterstellte Gruppenrichtlinie, mit der Sie festlegen können, welche Dateianhänge bei E-Mails erlaubt sein sollen.

Unter Security – Crytograhpy finden Sie eine Fülle von Sicherheitseinstellungen. Jedoch erscheint es mir sinnvoller, das Thema »E-Mail-Sicherheit« später isoliert zu betrachten und die Sicherheitsbedürfnisse dann über Gruppenrichtlinien zu steuern, als bereits im CIW Einstellungen vorzunehmen. In das Thema »E-Mail-Sicherheit« fließen sehr viele Faktoren ein, z.B. die Art der verwendeten Firewall und die Auswahl der Virenscanner. Über Gruppenrichtlinien können die Outlook-Sicherheitsoptionen später dynamisch angepasst werden.

In der Kategorie Outlook 2003 • Tools • Other sollten die Optionen Empty Deleted Intems Folder sowie Make Outlook the default program for E-Mail, Contacts and Calendar aktiviert werden.

In den Advanced Options sollte zusätzlich die Option Warn before permanently deleting items deaktiviert werden.

So ist sichergestellt, dass beim Beenden von Outlook die gelöschten Objekte ohne Warnung endgültig gelöscht werden. Die Postfächer der Anwender auf dem Exchange Server laufen dann nicht voll. Ohne diese Einstellungen bleiben alle gelöschten Nachrichten inklusive der mitgeschickten Anhänge im Ordner Gelöschte Objekte erhalten und belegen unnötig Platz in der Exchange-Datenbank und den Sicherungsbändern.

Was aber, wenn ein Anwender eine E-Mail oder einen Kontakt versehentlich löscht? Sie können im System-Manager des Exchange Servers einstellen, dass gelöschte Objekte erst nach einer bestimmten Anzahl von Tagen, z.B. 14 Tagen, endgültig gelöscht werden. Bis dahin kann ein Anwender ein versehentlich gelöschtes Objekt jederzeit wieder herstellen: Er öffnet den Ordner Gelöschte Objekte und wählt über den Menüpunkt Extras den Befehl Gelöschte Elemente wiederherstellen. Ist die voreingestellte Zeit, bis zu der gelöschte Objekte auf dem Exchange Server wieder herstellbar sind, verstrichen, so können Sie im Notfall das Postfach des betroffenen Anwenders von einem alten Sicherungsband zurücksichern.

Unterhalb von Advanced finden Sie in den Reminder Options die Möglichkeit, den Lautsprecher für die Erinnerungsfunktion abzuschalten. Dies erscheint besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Anwender in einem Büro sitzen oder Kundenkontakt haben. Das ständige Tönen des Computerlautsprechers ist für die Sachbearbeiter und die anwesenden Kunden wahrscheinlich eher lästig als hilfreich.

In der Kategorie Auto Archive schlage ich vor, die Autoarchivierung abzuschalten. Ohne gezielte Schulung wird ein einfacher Anwender mit der Funktion Autoarchivierung wahrscheinlich überfordert sein.

Werden z.B. ältere E-Mails automatisch in einen Archivordner verschoben, so rufen mit großer Wahrscheinlichkeit bald Mitarbeiter im Support an, weil sie wichtige E-Mails vermissen und nicht wissen, wie sie den Archivordner finden, um die verschobenen E-Mails wieder an den alten Platz zurück zu verschieben. Die Funktion Autoarchivierung ist, so glaube ich, nur etwas für Anwender, die darin geschult wurden. Wenn Sie die Autoarchivierung nicht deaktivieren, müssen Sie sich Gedanken machen, wie der Speicherort und der Name der Archivierungsdatei so vordefiniert werden kann, dass die Archivdatei in die tägliche Sicherung mit eingeht. Sonst ist ein Datenverlust durch eine defekte Festplatte so gut wie vorprogrammiert.

Ein weiteres Argument spricht zumindest beim Einsatz des Exchange Servers gegen die Autoarchivierung: Wenn die Mitarbeiter nicht regelmäßig alte Outlook-Objekte löschen, sondern diese außerhalb der Datenbank des Exchange Servers in einer PST-Datei archivieren, so müssen Sie in den Speicherplatz auf dem Dateiserver investieren, um diese immer größer werdenden Archivdateien unterbringen zu können. Warum dann nicht gleich in den Speicherplatz des Exchange Servers investieren und die Maximalgröße der Postfächer erweitern?

Die Option Auto-repair of MAPI32.DLL sollte von Ask user before running FIXMAPI.EXE auf Do not ask; automatically repair umgestellt werden.

Es erscheint auch sinnvoll, zu verhindern, dass Anwender E-Mail-Konten in einer reinen Exchange-Umgebung selbstständig hinzufügen können. Sie können dies über die Option Prevent users from adding e-mail accounts unterbinden.

Sowohl unter den Optionen von Word als auch unter denen von Excel und Powerpoint können Sie jeweils unter View die Option Startup Task Pane so voreinstellen, dass die Startaufgaben nicht als Spalte rechts erscheinen, wenn Word, Excel oder Powerpoint gestartet werden. Ich empfinde diesen Aufgabenblock, der bei jedem Start von Word oder Excel erscheint, eher störend, besonders auf Bildschirmen mit einer Maximalauflösung von 1024 x 768 Pixeln. Denn dort belegt der Aufgabenblock dann einen großen Teil des Bildschirms, und für das eigentliche Dokument verbleibt umso weniger Platz. Den Aufgabenbereich kann man auch über das Menü Ansicht oder über die Tastenkombination Strg+F1 gezielt dann starten, wenn man dessen Funktionen benötigt.

Die Anzahl der Optionen, die Sie für Word, Excel, Powerpoint und Access einstellen können, ist sehr umfangreich. Sie sollten auf einem separaten Computer die einzelnen Anwendungen starten und über den Menüpunkt Extras • Optionen unter Verwendung der Hilfefunktion die Bedeutung der einstellbaren Optionen überprüfen.

Mit scheint es zumindest ratsam, die Funktion Schnellspeicherung von Word durch die Auswahl von Apply Changes und das Nichtaktivieren der Option Check to turn setting on abzuschalten, weil die Schnellspeicherung Textänderungen in der geänderten Datei hinten anhängt, statt die Datei komplett neu abzuspeichern. Außerdem können Sie die Funktion Always create backup copy nicht aktivieren, wenn die Schnellspeicherung zugelassen ist.

Eine weitere sehr interessante Voreinstellung ist Prompt for document properties in der Kategorie Save. Durch die Aktivierung dieser Option wird der Benutzer beim erstmaligen Speichern eines neuen Word-Dokuments automatisch mit dem Fenster Dateieigenschaften konfrontiert und aufgefordert, die Felder Titel, Thema, Stichworte, Kategorie, Kommentare und Autor auszufüllen. Besonders in einer gemeinsamen Gruppenablage ist es hilfreich, wenn diese Felder ausgefüllt sind und jeder Mitarbeiter anhand der Dateiinformationen schon beim Auflisten der Dateien im Windows Explorer die Bedeutung des Dokuments erahnen kann. Das hilft, in einer Fülle von Dokumenten schnell das gesuchte Dokument zu finden.

Mit der Option Save AutoRecover info können Sie außerdem das Zeitintervall einstellen, nach dem ein in Bearbeitung befindliches Dokument spätestens wieder gespeichert wird, um bei einem Absturz von Word oder einem Stromausfall den Verlust zu begrenzen.

Wenn Sie in der Kategorie Microsoft Office 2003 (User) • Tools • Customize die Option Always show full menus aktivieren, werden die Menüs wieder vollständig angezeigt, und nicht nur die Menüpunkte, die der Anwender oft verwendet.

Um den Schutz vor Viren zu erhöhen, ist es an diversen Stellen möglich, einzustellen, ob und mit welcher Sicherheitsstufe VBA oder Makros zugelassen werden sollen und wie beim Öffnen von nicht signierten Makros verfahren werden soll.

In der Kategorie Improved Error Reporting können Sie abschalten, dass bei Fehlfunktionen Fehlerberichte an Microsoft verschickt werden.

Die Schritte 11 und 12 übergehen Sie im Custom Installation Wizard. Interessant ist der Schritt 13 Add, Modify, or Remove Shortcuts, in dem Sie einstellen können, welche Icons an welcher Stelle des Startmenüs erscheinen sollen. Endlich hat Microsoft erkannt, dass es in Unternehmen neben Microsoft Office auch noch andere Anwendungen gibt: Die Icons der Microsoft Office 2003-Komponenten pflastern nicht mehr das Startmenü direkt unter Start – Programme zu, sondern begnügen sich nun mit einer Position im Untermenü Start – Programme – Microsoft Office. ☺ Nur die beiden Icons Neues Office Dokument erstellen und Office Dokument öffnen, die meiner Erfahrung nach von den wenigsten Anwendern gestartet werden, liegen standardmäßig direkt über der Schaltfläche Start. Im diesem Fenster können Sie das Menü aber umsortieren. Mein Vorschlag: Verschieben Sie die selten genutzten Icons Neues Office Dokument erstellen und Office Dokument öffnen in das Untermenü Microsoft Office, und verschieben Sie dafür die Icons der häufig genutzten Komponenten Word und Outlook direkt über die Schaltfläche Start.

Nicht benötigte Icons löschen Sie. Die Verknüpfung Microsoft Office wird standardmäßig unter Start • Programme • Autostart erzeugt, belegt aber nur unnötigen Hauptspeicher. Das zugehörige Icon ist ein solcher potentieller Löschkandidat.

Da sich auch in Ihrem Unternehmen nicht alles um Microsoft Office dreht, sondern kaufmännische Anwendungen oder Grafikanwendungen wie CAD beim Standardanwender die Arbeit bestimmen, können Sie über das Fenster Add, Modify or Remove Shortcuts das Startmenü übersichtlich gestalten.

Im Schritt 15 Specify Office Security Settings können Sie für alle Office-Komponenten den Sicherheitsgrad (Security Level) angeben, jedoch bieten später auch die Office-Gruppenrichtlinien dieselbe Funktionalität. Deshalb werden hier keine Einstellungen vorgenommen.

Der Schritt 16 Add Installations and Run Programs wird ebenso übersprungen. Zusätzliche Anwendungen und Einstellungen sollen später unabhängig von der Office-Installation skriptgesteuert oder über Installationsrichtlinien durchgeführt werden.

In Schritt 17 wird ein neues Standard-Outlook-Profil konfiguriert, z.B. unter dem Namen Exchange Server S1.

Im Schritt 18 Specify Exchange Settings aktivieren Sie dazu die Option Configure an Exchange Server connection und übernehmen im Feld User Name den voreingestellten Parameter %UserName%. Im Feld Exchange Server geben Sie den Namen des Exchange Servers an.

Sobald ein Anwender sich später zum ersten Mal Outlook startet, wird automatisch der Exchange-Dienst konfiguriert und die Variable %UserName% durch den Postfachnamen des Anwenders ersetzt. Sind die Postfächer der Anwender auf mehrere Exchange Server verteilt, so stellt das Outlook später selbst fest und überschreibt den im Schritt 18 eingetragenen Exchange Servernamen mit demjenigen, auf dem das Postfach des Benutzers liegt. Wenn Sie die Schaltfläche Help betätigen, lesen Sie dazu folgendes:

„Enter the name of an Exchange server that is likely to be available when users start Outlook. When each user starts Outlook for the first time, Outlook replaces this value with the user’s correct Exchange server.“

Ob der Cached Exchange Mode standardmäßig im Schritt 18 vorkonfiguriert werden sollte, hängt unter anderem davon ab, ob Sie überhaupt wollen, dass Kopien von Exchange-Postfächern oder von öffentlichen Exchange-Ordnern auf der lokalen Festplatte der Clients gecached werden. Gibt es viele Laptop-Benutzer, die regelmäßig offline arbeiten, so ist das sicherlich sinnvoll. Aus Datenschutzgründen kann jedoch speziell in Behörden und öffentlichen Einrichtungen vieles dagegen sprechen. In einem Krankenhaus sollten z.B. Informationen über Patienten bestimmt nicht als Kopien auf lokalen Festplatten liegen. Wenn der Computer gestohlen würde, gäbe es viel unter Umständen viel Ärger! Über entsprechende Gruppenrichtlinien von Office 2003 lassen sich die Optionen des Cached Modes zudem feiner dosieren oder auf bestimmte Anwender und/oder Clients einschränken. Über die Schaltfläche Help finden Sie folgende Informationen zum Cached Exchange Mode:

Use the following options to configure users’ Outlook profile to use a local copy of the Exchange mailbox:

By default Exchange mailboxes are accessible from the Exchange server, rather than being cached on users’ computers in an OST file.

Create an Offline Store file (OST file) or use an existing OST file; users work with a local copy of their Exchange mailbox. (You specify a file name and folder for the OST file by clicking the More Settings button on this page of the wizard.)

Use Cached Exchange Mode - Select this check box to configure Cached Exchange Mode for users, and then select one of the following options:

Über die Schaltfläche More Settings öffnen Sie ein Untermenü, in dem Sie Einstellungen für die Offline-Benutzung und den Zugang zum Server über das Internet mittels Outlook Web Access (OWA) vornehmen können:

When you are configuring an Exchange Server connection, click the More Settings button to set up user accounts for offline use or to configure Outlook to connect to an Exchange mailbox by using an HTTP connection.

Select the Enable offline use check box and provide the following information:

Note These options are not equivalent to enabling the Cached Exchange Mode feature. However, if Cached Exchange Mode is configured, then Outlook uses the Offline Store file (OST file) defined here.

Select the Connect to Exchange Mailbox using HTTP check box and provide the following information:

By default on a fast network, Outlook attempts to connect by using the LAN connection first. On a slow network, Outlook attempts to connect by using HTTP first. You can override default behavior in either case by changing the following options:

Select an authentication method. The default method is Password Authentication (NTLM).

Im Schritt 19 Outlook: Add Accounts können Sie das Dienste-Profil weiter definieren. Über die Schaltfläche Add öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie alle Dienste vorkonfigurieren können, die auch in Outlook selbst über Extras – E-Mail-Konten einstellbar sind: POP3, IMAP, http, PST-Dateien (Personal Folders File) oder zusätzliche LDAP-Dienste.

Bei Verwendung eines Exchange Servers wird das Outlook Adressbuch automatisch bereitgestellt und muss hier nicht explizit hinzugefügt werden. Da alle Outlook-Objekte wie Nachrichten, Kontakte oder Termine auf dem Exchange Server vorgehalten werden, wird für einen Standard-Client in der Regel auch keine persönliche Ordnerdatei (PST = Personell Storage File) benötigt. Ein Personal Folders File (PST) wird jedoch bei Laptop-Benutzern, die regelmäßig offline arbeiten, benötigt. Er kann dann später manuell hinzuinstalliert werden. Das Thema »Laptop-Benutzer« muss zusammen mit dem Thema »Exchange Cached Mode« separat behandelt werden, da hier auch sicherheitstechnische Fragen relevant sind: Welche Daten dürfen das Firmengelände verlassen? Laptop-Benutzer müssen außerdem gesondert in Themen wie Offline-Dateien, Ordnersynchronisation und dem externen Zugriff auf das Firmennetz geschult werden.

Der POP3-Dienst wäre z.B. dann von Interesse, wenn statt eines Exchange-Servers ein alternativer POP3-Mailserver genutzt wird. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Help, um weitere Informationen über diese Dienste zu erhalten.

Im Schritt 20 Outlook: Remove Accounts and Export Settings können die getroffenen Outlook-Profileinstellungen in eine PRF-Datei exportiert werden.

Das Exportieren der Outlook-Profileinstellungen ist für das weitere Vorgehen zwar nicht notwendig. Interessant ist dennoch der Tipp, den Sie lesen, wenn Sie die Schaltfläche Help anklicken:

An efficient way to create an Outlook PRF file is to use the Custom Installation Wizard to make your selections and then export them to a PRF file – even if you are not using a transform to deploy Office. You can edit the PRF file to make additional customizations not exposed in the wizard. For example, you can add an e-mail provider not listed in the wizard.

Eine mit dem Custom Installation Wizard erzeugte PRF-Datei kann also weitere Konfigurationseinstellungen aufnehmen, die der Custom Installation Wizard nicht anbietet, wie z.B. weitere E-Mail-Providerdienste. Über http://www.microsoft.com/office/ork/2003/three/ch7/OutB03.htm und auf der Buch-DVD finden Sie den Artikel »Customizing Outlook Profiles by Using PRF Files« (Quelle:) mit der folgenden Bemerkung:

Note The Outlook tools Newprof.exe and Modprof.exe are no longer required. The tools will not work with Outlook 2003 or Outlook 2002. You can use the Custom Installation Wizard to quickly modify profile settings and create a new PRF file that includes those settings.

Mit PRF-Dateien können z.B. die Outlook-Dienste eines bereits ausgerollten Systems nachträglich von zentraler Stelle aus geändert werden. Alten Exchange Server-Profis noch bekannte Tools wie Newprof.exe und Modprof.exe werden nicht mehr unterstützt.

Im Schritt 21 Outlook: Customize Default Settings schlage ich Ihnen vor, Outlook statt Word als Default-Editor für Nachrichten einzusetzen und die Option Default e-mail format von html in rich text abzuändern.

Der interne Editor alter Outlook-Versionen unterstützte viele Formatierungen nicht, weshalb es in früheren Office Versionen sinnvoll war, Word als Standard-Editor für neue Nachrichten einzustellen. Inzwischen ist der Outlook-Editor jedoch sehr mächtig geworden und reicht zum Schreiben neuer Nachrichten vollkommen aus. Viele Fehler-Meldungen beim Schließen von Word wie die, dass die Word-Vorlagedatei normal.dot nicht gespeichert werden kann, sind oft darauf zurückzuführen, dass gleichzeitig in Outlook eine weitere Instanz von Word gestartet wurde und die normal.dot blockiert. Sie reduzieren derartige Fehlerquellen, indem Sie Word nicht als Editor für neue Mails einstellen. HTML als E-Mail-Format ist ein Sicherheitsrisiko, da HTML-Nachrichten versteckten Code enthalten können, und sollte deshalb durch richt text ersetzt werden.

Der Schritt 22 Specify Send/Receive Group Settings ist relevant, wenn Clients eine schlechte Verbindung zum Exchange Server haben oder offline arbeiten. Diese Feineinstellungen können später besser über Gruppenrichtlinien vorgenommen werden. Ebenso kann der Schritt 23 übersprungen werden, in dem Installationseigenschaften (Setup Properties) neu definiert werden können.

Im letzten Schritt 24 Save Changes wird nun die Transformationsdatei mit allen getroffenen Einstellungen gesichert.

The following command will run SETUP quietly using your transform file: setup.exe TRANSFORMS=»F:\install\Office2003\Standard.MST« /qb-

Dieser Hinweis ist sehr wichtig für unser Vorhaben zur automatischen Installation von Microsoft Office und wird direkt in die Routine \\s1\netlogon\batch\InstallOffice2003.cmd eingehen.

Von Ulrich Schlüter, Autor des Buches "Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk