Den Speicherverbrauch in den Griff bekommen (Seite 1)

Speicherplatz zum Nulltarif zurückgewinnen: In wirtschaftlich schwierigen Zeiten finden geplante IT-Projekte oft nur dann die Unterstützung durch die Unternehmensleitung, wenn sie zu einer spürbaren Kostenersparnis führen. Diese Kostenersparnis muss jedoch messbar sein und innerhalb eines akzeptablen Zeitraums eintreten, z.B. innerhalb von 12 Monaten.  Kostenreduzierung kann erreicht werden durch

• eingesparte Leitungskosten (WAN, Telefon),
• eingesparte Energiekosten (Stromverbrauch für IT-Geräte und Klimaanlage),
• eingesparte Raummiete,
• die Vermeidung von Neuinvestitionen oder Ersatzinvestitionen in Hardware oder Software-Lizenzen,
• die Kündigung von nicht mehr benötigten Wartungsverträgen oder Miet- und Leasingverträgen,
• die Vermeidung von überflüssigem Schulungsaufwand durch eine stärkere Standardisierung der Software und der IT-Dienste, wenn diese
• Standardisierung zu einer einfacheren und weniger fehlerbehafteten Nutzung der Informationstechnologie führt.

• weniger Hardwarekosten,

• weniger Lizenzkosten,

• weniger Administrationsaufwand,

• weniger Sicherungsaufwand,

• leichter zu identifizierende Datenleichen,

• höhere Sicherheit und Verfügbarkeit,

• eindeutigere Zugriffsrechte und damit ein vermindertes Risiko von Spionage oder Verletzung des Datenschutzes.
  

Viele IT-Entscheidungsträger wissen, was ein Gigabyte Speicherplatz in der Beschaffung kostet. Viel wichtiger ist es aber, zu wissen, wie viel ein Gigabyte Speicherplatz bezüglich der Beschaffung und der sich anschließenden Administration pro Zeiteinheit kostet, inklusive der Kosten für Sicherung, Archivierung und den Schutz der Daten vor Viren und Spionage. Die Schutzbehauptung, Speicherplatz sei inzwischen so preiswert, dass der Aufwand zur Reduzierung der Daten zwecks Einsparung von Speicherplatz in keinem vernünftigen Verhältnis zu den Anschaffungskosten für weiteren Speicherplatz stehe, führt in eine Falle. Anfallende Daten müssen nicht nur gespeichert werden, sondern auch wieder auffindbar sein. Misst man jedoch den Aufwand, den ein Sachbearbeiter durchschnittlich pro Tag betreibt, um Daten seines Vorgängers oder eines anderen Sachbearbeiters aufzufinden, so wird schnell offensichtlich, welche Kosten vermeidbar sind, wenn nur geschäftsrelevante Daten eindeutig abgelegt werden und schnell auffindbar sind.

Außerdem gibt es gesetzliche Vorschriften, wie lange Daten archiviert werden müssen. Kommt es nach Jahren z.B. zu einer Reklamation an einem Bau und als Folge zu einem Rechtsstreit, so muss der Bauträger anhand der alten Datenbestände und des alten Schriftverkehrs die Beweislage klären. Spätestens dann offenbaren sich die Vorteile einer Datenspeicherung, die auf das wirklich benötigte Maß reduziert ist.

Doch wie kann zusätzlicher Speicherplatz zum Nulltarif gewonnen werden? Indem der bereits vorhandene Speicherplatz entrümpelt und zukünftig sinnvoller genutzt wird.

Kernentscheidungen zur Vermeidung unnötiger Speicherkosten

Es gibt prinzipielle Fragen, deren klare Beantwortung den zukünftig benötigten Speicherplatz drastisch reduzieren kann:  

• Sollen Benutzerkonten mit persönlichen Anmeldenamen oder mit anonymen Anmeldenamen eingerichtet werden?

• Soll die private Nutzung des Internets erlaubt werden?

• Wer benötigt Zugriff auf das Internet?

• Welche Benutzer sollen E-Mails nur intern versenden dürfen?

• Sollen Sammelpostfächer oder e-mail-aktivierte öffentliche Ordner statt persönlicher E-Mail-Postfächer eingerichtet werden?

• Benötigen alle Benutzer ein persönliches Basisverzeichnis? Welche Daten dürfen dort liegen?

• Sollte der Standardablageort für Office-Dokumente auf das Gruppenverzeichnis statt auf Eigene Dateien verweisen, um die Benutzer zu erziehen,

• Dokumente im Gruppenverzeichnis statt anderswo abzulegen? Welche Daten können archiviert werden oder auf eine DVD gebrannt werden?

• Welche Dateitypen sind nicht zugelassen (digitale Videos, Powerpoint-Shows)?

• Gibt es eindeutige Regeln, wie neue Gruppenordner und Projektordner benannt werden?

• Gibt es eindeutige Regeln, wie Dokumente zu benennen sind?

• Gibt es Regelungen, wie der Versionsstand eines Dokumentes ersichtlich bleibt?

Welche Art von Speicherfressern gibt es?

Dateileichen, im Englischen »Junk Files« genannt, lassen sich wie folgt klassifizieren:

• Redundante Dateien (Dateiduplikate) – mehrfach vorhandene identische Dateien, in unterschiedlichen Verzeichnissen oder Partitionen, auf mehreren Servern oder auf unter anderen Namen. Dazu gehört auch die Unart, Dateien intern als Anhang einer E-Mail zu versenden, statt lediglich eine Verknüpfung auf die Originaldatei zu versenden oder den Speicherort der Datei in der E-Mail zu nennen. Der Empfänger der E-Mail speichert nämlich anschließend den Anhang ein weiteres Mal ab. 

• Automatisch als Backup-Dateien abgelegte Daten (z.B. bak-Dateien), die aber nicht benötigt werden, da es Bandsicherungen und unter Windows Server 2003 die Funktion Schattenkopien gibt.

• Temporäre Dateien wie z.B. *.tmp-Dateien, die aufgrund von Programmfehlern oder Abstürzen nicht gelöscht wurden.

• Dateien, die bei der Installation von Anwendungen in einem temporären Verzeichnis erstellt wurden und nach dem Abschluss der Installation nicht gelöscht wurden.

• Gepackte Dateien wie z.B. zip-Dateien, die bereits entpackt wurden, wobei die ursprünglichen zip-Dateien nicht gelöscht wurden. Häufig verbleiben als E-Mail-Anhänge zugeschickte zip-Dateien im Postfach, während die entpackten Dateien im Dateisystem liegen.

• überalterte Dateibestände

• ungenutzte Dateien, z.B. persönliche Datenbestände von ausgeschiedenen Mitarbeitern, die überhaupt nicht übergeben wurden oder vom Nachfolger nie gesichtet und aussortiert wurden. (Vorschlag: auf CD brennen und dem Vorgesetzten übergeben.)

• verwaiste Dateien (Dateien ohne Besitzer)

• ungewollte Dateien wie z.B. als Fax eingehende Werbung

• niemals aufgeräumte Postfächer, speziell die Ordner Posteingang, gesendete Objekte, gelöschte Objekte  

Wie spüren Sie diese Speicherfresser auf?

• Untersuchen Sie, wie viel Speicherplatz auf den verschiedenen Serverplatten prozentual ungenutzt ist.
• Führen Sie mit einem Tool wie GetFoldersize eine ABC-Analyse der größten Verzeichnisse in den servergespeicherten Benutzerprofilen, in den persönlichen Basisverzeichnissen und in den Gruppenverzeichnissen durch.
• Finden Sie heraus, welche Dateibestände auf den Servern keinen Besitzer haben. Ein geeignetes Tool ist Diskuse aus dem Windows Server Resource Kit. Der Befehl diskuse /s /v zeigt als erstes an, welche Dateien keinen Besitzer haben, weil der Besitzer gelöscht wurde.
• Untersuchen Sie, ob es große exe-Dateien und msi-Dateien verstreut über die Server und lokalen Clients gibt, z.B. Duplikate von Service Packs zu Windows XP oder Microsoft Office.
• Finden Sie mit einem geeigneten Tool heraus, welche Dateien besonders viel Speicherplatz belegen. Oftmals wundert man sich, wie viele alte gho-Abbilddateien von Tools wie Ghost oder msi-Installationsdateien vielfach irgendwo auf den Serverplatten liegen und von niemandem genutzt werden. Wurde die Erstellung von Outlook-Archivdateien und PST-Dateien nicht frühzeitig unterbunden, so werden Sie auch umfangreiche pst-Dateien und ost-Dateien auf den Festplatten finden.
• Analysieren Sie, wie viele unerwünschte Dateien es auf den Servern gibt. Eine Liste von unerwünschten Dateitypen könnte folgende Typen aufführen: mpg, mp3, avi, jpg, mpeg, gho, zip, tar, arc, msi, log, bak. Ein einfacher Befehl wie dir *.mp3 /s listet alle mp3-Dateien in allen Unterverzeichnissen auf. 
• Suchen Sie aber auch nach temporären Dateien wie *.tmp, die aufgrund von Programmfehlern oder nach einem Absturz nicht gelöscht wurden.
• Der Befehl dir *.* /od /s zeigt die Dateien sortiert nach dem Datum an. Die ältesten Dateien werden zuerst angezeigt. Suchen Sie nach Freeware-Tools, die mehr und bessere Optionen bieten.
• Dateiduplikate finden Sie mit dem Windows XP-Supporttool Dupfinder. Dupfinder gehört zu den Supporttools der Windows XP-CD (Support\Tools\suptools.msi). Alter-nativen zu Dupfinder sind Freeware- und Shareware-Tools wie DoubleKiller, DuplikatFinder, FindDuplicates, Showman, Wintidy oder AllDup, die Sie im Internet finden.
• Das Tool Robocopy aus dem Windows Server Resource Kit bietet Parameter, mit de-nen Dateien eines bestimmten Alters verschoben werden können.
• Im Exchange System-Manager können Sie sich die Postfächer aller Benutzer sortiert nach der Postfachgröße ansehen. Finden Sie heraus, welche Postfächer ungewöhnlich groß sind, und analysieren Sie anschließend die Ursachen. 
• Wenn eingehende Faxe elektronisch gespeichert werden, so analysieren Sie, wie groß der Anteil der Werbung in diesen Faxen ist, wie alt diese Faxe sind und ob die Werbefaxe überhaupt von einem Mitarbeiter regelmäßig gesichtet und z.B. zur Produkt- und Lieferantenauswahl genutzt werden.

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Von Ulrich Schlüter, Autor des Buches "Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk